Blog

  1. AZ Frame
  2. /
  3. Bez kategorii
  4. /
  5. Przewodnik po pracy zdalnej, czyli
Przewodnik po pracy zdalnej, czyli wszystko, co warto wiedzieć o pracy w domu
21.06.2021 | Ewa Suszek

Praca w domu, choć zapewnia znaczną elastyczność, to jest złożonym i trudnym wyzwaniem zarówno dla firm jak i pracowników. W tym artykule omówimy, w jaki sposób należy podejść do pracy w domu i jak efektywniej zarządzać pracownikami zdalnymi.

Rosnąca popularność pracy z domu jest coraz bardziej zauważalna w wielu branżach na całym świecie. Przejście do tego modelu pracy jest w dużej mierze spowodowane przestojem gospodarczym spowodowanym przez pandemię CIVID-19 w ostatnich miesiącach. Jednak niektóre firmy podążały w kierunku pracy zdalnej długo przed pojawieniem się koronawirusa. Działo się tak zarówno z chęci obniżenia kosztów, jak i w celu zapewnienia bardziej elastycznych możliwości pracy oraz równowagi między pracą a życiem prywatnym pracowników.

Zarówno menadżerowie, jak i pracownicy wszystkich szczebli stoją przed nowymi wyzwaniami. Konieczność posługiwania się skomplikowanymi i często nieznanymi im wcześniej narzędziami skomplikowała wiele obowiązujących już wcześniej praktyk biznesowych.

Chociaż perspektywa pracy w domu stanowi pozytywną zmianę dla wielu pracowników, to jednak specyfika tej pracy okazała się dla wielu osób trudna do samodzielnego opanowania. Natomiast z perspektywy liderów i menadżerów firm, największym wyzwaniem staje się utrzymanie spójności zespołu oraz zachowanie wydajności i efektywności jego pracy.

Powszechność pracy zdalnej

Spowodowane przez pandemię COVID-19 wyjątkowe okoliczności wstrząsnęły światową gospodarką w 2020 r. i przyniosły silną zmianę w postrzeganiu przez opinię publiczną organizacji pracy na odległość. Wszechobecne dojazdy do pracy zeszły na dalszy plan ustępując miejsca załatwianiu spraw służbowych w domu. Jednak to właśnie silna zmiana priorytetów, jaką wykazali się zarówno liderzy, jak i pracownicy, okazała się szczególnie fascynującym zjawiskiem.

Skończyły się dni, w których ekspres do kawy czy chłodziarka do wody były istotnymi udogodnieniami dla pracowników – zostały zastąpione dniami pracy w piżamie i opłacanym przez pracodawcę dostępem do Internetu. Z perspektywy pracodawców już nie przestrzeń biurowa jest kluczowym zasobem. Priorytetem stają się lepsze praktyki zarządzania zespołem oraz dostępność bardziej zaawansowanych narzędzi monitorowania.

Co myślą pracownicy

Zgodnie z wynikami rocznego raportu na temat pracy zdalnej, zaprezentowanego przez firmę Buffer, korzyści i trudności, z jakimi borykają się pracownicy związane z pracą w domu nie uległy dużym zmianom. Praca poza zespołem i wynikające z tego utrudnienia we współpracy nie sprzyjają wielu czynnościom realizowanym w trybie zdalnym. Z drugiej strony elastyczność wynikająca z takiego modelu pracy jest postrzegana, jako jej główna zaleta.

Wiele osób preferuje pracę zdalną

Ankiety i badania przeprowadzonych w 2020 r. wykazały, jak duża jest rzeczywista skala zainteresowania pracowników modelem pracy w domu. Aż 98% respondentów w tegorocznym raporcie Buffer’a „State of Remote” odpowiedziało twierdząco na pytanie, czy chcieliby kontynuować pracę w trybie zdalnym przynajmniej przez część swojego czasu pracy.

Wygoda, jaką może przynieść pominięcie codziennych dojazdów do pracy, już w znacznym stopniu zachęca większość respondentów do takiej odpowiedzi. Istnieje również szereg dodatkowych czynników, które sprawiają, że praca na odległość staje się bardziej atrakcyjna dla pracowników.

Z badań przeprowadzonych przez firmę McKinsey wynika, że 80% badanych twierdzi, że lubi pracować w domu, przy czym 28% twierdzi, że jest tak samo produktywna, jak wcześniej, a 41%, że jest bardziej produktywna niż podczas pracy w normalnym środowisku przed pandemicznym. Pracownicy znaleźli sposoby na zagospodarowanie czasu zaoszczędzonego na codziennych dojazdach do pracy i cieszą się elastycznością, która pozwala im na lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

 Praca w biurze może powracać powoli

Sondaż przeprowadzony w USA przez firmę Citrix wykazał, że około 64% z 2 000 pracowników jest niechętna do powrotu modelu pracy w biurze. Biorąc pod uwagę swobodny dostęp do szerokiej gamy środków higienicznych oraz zapewnione sterylne warunki do pracy w biurze wielu z pracowników z pewną dozą ostrożności powróciłoby do pracy stacjonarnej. Mimo to, część z nich nie czuje się jeszcze na tyle bezpiecznie, aby wrócić do standardowego systemu pracy w związku z czym preferencja pracy zdalnej szybko się nie zmieni.

Co myślą menadżerowie

Wśród kadry kierowniczej, perspektywy pracy zdalnej wydają się w dużej mierze korzystne, a wielu z nich planuje w najbliższym czasie budowanie elastycznej organizacji pracy.

Firmy czeka trwała zmiana

Zgodnie z wynikami badania CFO przeprowadzonego przez firmę Gartner, aż 74% szefów firm rozważa stałą zmianę organizacji pracy na taką z większym udziałem pracy zdalnej. Decyzja ta wydaje się być ściśle powiązana z dążeniem do redukcji kosztów bez konieczności ograniczania liczby pracowników. Menadżerowie podjęli również decyzję o zmianie sposobu organizacji czasu pracy, aby zaoferować większą elastyczność telepracownikom i dostarczyć im niezbędny sprzęt i oprogramowanie, dzięki którym praca może być wykonywana z domu bez niepotrzebnych przeszkód.

„Praca Hybrydowa” może być nową normalnością

Pracodawcy ankietowani przez firmę Mercer są zgodni co do tego, że należy stworzyć możliwości bardziej elastycznej organizacji pracy. Aż 76% wszystkich badanych poparło taką decyzję sugerując, że hybrydowe modele pracy i bardziej przyjazne godziny pracy mogą stać się stałym elementem funkcjonowania wielu firm.

Praca z domu

Pracownicy rozpoczynający pracę w domu mogą przeoczyć kilka najważniejszych aspektów tego procesu – czynników, które warto wziąć pod uwagę. Poniższe wskazówki i wytyczne pomogą sprawnie przygotować się do codziennej pracy.

Przygotowanie domu

Aby w pełni wykorzystać możliwości telepracy, trzeba będzie przygotować przestrzeń mieszkalną do tego, by mogła być wykorzystana do pracy. Istnieją dwa główne elementy, które należy uwzględnić w tym procesie – wyeliminowanie elementów rozpraszających uwagę i stworzenie podstawowej przestrzeni do pracy.

Unikanie czynników rozpraszających uwagę

Zawsze należy dążyć do tego, aby ograniczyć do minimum czynniki rozpraszające naszą uwagę, co pozwoli skoncentrować się na wykonywaniu pracy. Często posiadanie fizycznej bariery pomiędzy tobą a resztą twojego domu może zdziałać cuda. To, czy są to zwykłe drzwi czy ściana działowa, zależy od ciebie i od tego, co sprawdza się najlepiej w przestrzeni, w której mieszkasz.

Stwórz przestrzeń do pracy

Konkretne miejsce do pracy sprzyja utrzymaniu koncentracji, przez co zwiększa jej efektywność i pozwala oderwać się od niej, kiedy czas pracy dobiega końca. Miejsce to powinno być stosunkowo ciche, aby można było w nim spędzić większość czasu bez przeszkód.

Harmonogram pracy

Dostosowanie warunków pracy może przyczynić się do poprawy ogólnej motywacji i wydajności. Przede wszystkim powinieneś pamiętać o tym, żeby wyznaczyć sobie konkretne godziny pracy, aby uniknąć przepracowania.

Dbanie o członków rodziny

Jeżeli masz starszych członków rodziny, małe dzieci albo zwierzęta, którymi trzeba się opiekować to pogodzenie obowiązków domowych i służbowych będzie kluczowe.

Dopasuj detale do swoich potrzeb

Określ oczekiwania swojego pracodawcy, aby upewnić się, że możesz je spełnić. Jeśli nie otrzymałeś jeszcze szczegółowych informacji na temat procedur co do pracy zdalnej, zapytaj o takie informacje czy są już dostępne. Może to pomóc w wyeliminowaniu wielu potencjalnych problemów.

Zarządzanie pracownikami pracującymi w domu

Proces zarządzania pracownikami zdalnymi obejmuje wiele tych samych aspektów, co w przypadku pracowników stacjonarnych, ale pozornie drobne szczegóły mogą powodować diametralne różnice w praktykach biznesowych.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu skutecznej strategii zarządzania personelem zdalnym.

  • Wydajność

Monitorowanie i poprawa wydajności pracowników wymaga wdrożenia szeregu zmian proceduralnych. Wśród nich na pierwszy plan wysuwa się aktywne zachęcanie do podnoszenia wyników w nowatorski sposób oraz podejście do śledzenia wydajności z nowej perspektywy.

  • Wspieranie produktywności

Najlepsze podejście do zwiększania wydajności wśród pracowników polega na koncentrowaniu się na wynikach. Zarządzanie poprzez cele (MBO) pomaga wskazać, co powinno zostać zrobione w określonym czasie, a także nagradzać pracowników, którzy osiągną każdy z wyznaczonych celów.

MBO może być bardzo skutecznym podejściem do zarządzania, jeśli jest prowadzone i wdrażane w sposób kompetentny, ale można to zrobić tylko wtedy, gdy menedżerowie będą uważnie śledzić szczegóły projektu, ukończone zadania i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).

  • Monitorowanie i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)

Nadzór nad pracownikami zdalnymi to zupełnie inny proces niż nadzór nad pracownikami wewnętrznymi. W przypadku pracowników zdalnych kluczowe wskaźniki wydajności nie są tak łatwe do uchwycenia, a codzienne czynności nie mogą być monitorowane tak dokładnie, jak mogłyby być monitorowane w przypadku pracowników na miejscu.

Nadal jednak istnieją sposoby na śledzenie wyników pracy pracowników zdalnych. Odpowiedź leży w doborze właściwych KPI i podjęciu decyzji, które działania są naprawdę ważne do monitorowania w pierwszej kolejności.

Zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na siedem poniższych cech skutecznych wskaźników KPI:

> Prostota

> Dostosowanie do celów organizacji

> Trafność

> Porównywalność

> Dostępność

> Terminowość

> Widoczność

  • Motywacja pracowników

Aby zmaksymalizować motywację pracowników zdalnych, należy dążyć do zapewnienia każdemu z nich narzędzi, których potrzebują, aby mogli efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Jest to szczególnie ważne dla pracowników, którzy nie są przyzwyczajeni do wykonywania pracy z domu.

Opłacanie miesięcznych wydatków związanych z pracą oraz dostarczanie niezbędnego oprogramowania i sprzętu pracownikom, którzy „pracują na etacie”, w znacznym stopniu przyczynia się do zwiększenia zaangażowania każdego z nich w działalność firmy i zachęca ich do włączenia się w realizację jej nadrzędnych celów.

Firmy takie jak Twitter, Shopify i Basecamp właśnie to zrobiły – wypłaciły premię w wysokości 1000 dolarów dla wszystkich telepracowników, aby zapewnić im komfort pracy w domu, z kolei Indeed obiecało zwrócić pracownikom do 500 dolarów za biurka, oświetlenie i inne niezbędne wyposażenie.

  • Komunikacja

Utrzymywanie stałego kontaktu z członkami zespołu, którzy są fizycznie rozproszeni w różnych lokalizacjach, może być bardzo trudne, ale odpowiednie narzędzia znacznie ułatwiają to zadanie. Gwałtowny wzrost popularności narzędzi do wideokonferencji, takich jak Zoom, Teams czy Webex, pokazuje jak ważne dla większości organizacji są spotkania twarzą w twarz. Istnieje także szeroka gama innych narzędzi, z których można korzystać, aby sprawnie współpracować z zespołem zdalnym.

Usługi komunikacyjne, takie jak Slack, pozwalają wszystkim członkom zespołu na wspólną komunikację jak również na zintegrowanie oddzielnych usług i systemów z platformą, dzięki czemu ważne aktualizacje wszelkiego rodzaju są dodawane do odpowiednich kanałów automatycznie.

  • Ogólny protokół komunikacyjny

Poza podjęciem decyzji o wyborze odpowiednich narzędzi komunikacyjnych i włączeniu ich do ustalonych działań biznesowych, należy również poświęcić czas na zdefiniowanie wytycznych komunikacyjnych firmy, określających, w jaki sposób i kiedy można dzielić się poufnymi informacjami, z kim itp.

  • Usprawnienie współpracy

Usługi takie, jak te oferowane przez Asana, pozwalają członkom zespołu w dowolnym miejscu współpracować ze sobą bez kłopotów i zamieszania powstałego podczas rozmów za pośrednictwem wielu mediów komunikacyjnych.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę również kwestie związane ze współpracą osobistą i zdalną członków zespołu. Utrzymuj pracowników zdalnych w kontakcie z ich współpracownikami w firmie, udostępniając wszystkim członkom zespołu jasno zdefiniowaną i zdalnie dostępną przestrzeń do współpracy w celu skupienia ich wysiłków.

Poza zapewnieniem niezbędnych środków, za pomocą, których personel może konstruktywnie współpracować, należy również wziąć pod uwagę trudności, na jakie napotykają członkowie zespołu próbujący komunikować się i wchodzić w interakcje ze sobą bez typowych dla nich wskazówek społecznych, które mieliby do dyspozycji podczas osobistej współpracy. Pomocne będzie określenie podstawowych zasad zaangażowania lub etykiety, którymi powinni kierować się członkowie zespołu, aby komunikować się ze sobą skuteczniej. Może to wiązać się z ustaleniem minimalnych wymogów dotyczących czasu reakcji lub maksymalnego zliczania słów w wiadomościach tekstowych itp.

Bez względu na to, jakie reguły zostaną określone, powinny być one zaprojektowane z myślą o wydajności i spójności zespołu, zachęcając personel zdalny do dobrego zazębiania się ze sobą i unikania wzajemnego rozpraszania się w pracy.

  • Regulacje prawne

Praca w domu może być przyczyną zmian wielu aspektów związanych z zarządzaniem, jednak potrzeba stosowania zgodnych z przepisami praktyk biznesowych nadal obowiązuje wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca świadczenia pracy.

Zgodnie z planowanymi zmianami w Kodeksie pracy 2021, pracodawca ma mieć obowiązek przekazania pracownikowi pracującemu zdalnie nowej karty ryzyka zawodowego oraz obowiązek przygotowania informacji zawierającej zasady BHP wykonywania pracy zdalnej uwzględniające wpływ tej pracy na wzrok i układ mięśniowo-szkieletowy. Osoba pracująca zdalnie ma również złożyć oświadczenie, że miejsce, w którym wykonuje swoje obowiązki zawodowe, zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Co ważne, pracownik pracujący zdalnie może także zostać skontrolowany!

https://www.gowork.pl/poradnik/4/prawo-pracy/jakie-zmiany-w-kodeksie-pracy

  • Tworzenie polityki pracy zdalnej

Polityka pracy zdalnej określa zasady i wytyczne danej firmy w tym zakresie. Po opracowaniu i wdrożeniu polityki, jest ona obowiązkowa dla wszystkich pracujących poza biurem, co pomaga wyeliminować wiele zagrożeń zarówno dla samej firmy jak i jej pracowników.

Aby stworzyć politykę pracy zdalnej, należy zawrzeć w niej szczegółowe zasady i wskazać najlepsze praktyki dotyczące następujących aspektów:

> Kto może wykonywać swoją pracę na odległość, kiedy musi być wykonana i w jaki sposób.

> Jaki sprzęt, narzędzia i technologie zostaną udostępnione do użytku każdemu pracownikowi i jak dokładnie należy z nich korzystać w bezpieczny sposób.

> Kwestie prawne związane z ustaleniami dotyczącymi pracy w twojej okolicy, prawa jakie mają pracownicy oraz ważne wytyczne, których pracownicy muszą przestrzegać bez względu na to gdzie się znajdują.

Przyszłość pracy zdalnej

Oczekuje się, że w ciągu najbliższych kilku lat znaczenie pracy zdalnej i wszystkiego co z nią związane będzie rosło. Pracownicy muszą przyjąć odpowiednie podejście do pracy zdalnej. Bardzo ważna jest pewność, że wszystkie zlecone zadania zostaną wykonane prawidłowo a praca nie będzie wnikać ukradkiem w inne aspekty życia codziennego Twojego pracownika.

Narzędzia do ochrony prywatności i zapewnienia bezpieczeństwa będą miały coraz większe znaczenie w niedalekiej przyszłości, ponieważ wrażliwe dane będą się częściej pojawiać w rozproszonych sieciach członków zespołu.

Narzędzia i usługi umożliwiające firmom skorzystanie z alternatywnych sposobów pracy prawdopodobnie pozostaną w zasięgu ręki, oferując większą elastyczność i solidność firmom, które podjęły się trudu ich wdrożenia i przeszkolenia personelu.

Źródło: Aternity

Need help icon

Potrzebujesz wsparcia? Jesteśmy zawsze po Twojej stronie

Chętnie odpowiemy na nurtujące Cię pytania. Naszą największą domeną jest doświadczenie i wiedza, dlatego pomożemy Ci w wielu obszarach.

skontaktuj się